Vous êtes en plein préparation de votre événement d’entreprise ? vous avez déjà fixé vos besoins ainsi que le budget à allouer à votre manifestation ? il ne vous reste qu’à choisir le lieu de votre séminaire ou team building.

Cette étape est très importante pour la réussite de votre événement professionnel. Afin que tout soit parfait le jour de la soirée, il est recommandé de vous faire accompagner par une agence évènementielle qui vous aidera à choisir le lieu idéal pour vous !

Préférer un cadre adapté à votre image et à votre public

Le lieu où vous désirez organiser votre évènement doit s’adapter avec votre domaine d’activité, le message que vous souhaitez le faire passer à votre public et les bénéfices attendus. Si vous apprêtiez à organiser un team building, demandez les recommandations d’une agence event Tunisie, qui vous aidera à choisir un lieu cohérent à votre image et à vos invités.

Opter pour un endroit accessible à vos invités

Ce point est aussi important. Privilégiez un lieu facile d’accès pour vos invités etprenez en compte du temps de trajet mais aussi de la possibilité du parking. Ces éléments sont indispensables pour que vos convives ne perdent pas leur temps dans la route et puissent se garer sereinement.

Vérifier la configuration du lieu et sa capacité d’accueil

Pour bien choisir votre espace, il est primordial de déterminer le nombre d’invités ainsi que le type d’évènement que vous allez proposer. Il faut compter aussi combien de salles vous aurez besoin pour accueillir vos convives.

Est-il est nécessaire de prévoir une scène pour les animations ou que vous désirez organiser un cocktail à la fin de votre soirée ? Vous devrez répondre à toutes ces questions pour identifier avec précision vos besoins et décider quel est espace qui convient à votre évènement professionnel. N’hésitez pas à faire appel à une agence d’événement Tunisie, si vous n’arrivez pas à trouver les bonnes réponses et à mieux cibler vos choix.

Lancer vos recherche trois mois à l’avance

Trouver un endroit cohérent à votre soirée professionnelle ne s’effectue pas à l’improviste. Il faut lancer les recherches au minimum trois mois avant le délai de réservations, car la disponibilité d’un espace est variable d’un à l’autre. Si vous souhaitez réserver une grande salle par exemple, la réservation peut se faire un an à l’avance.

Etablir une feuille de route

C’est la meilleure méthode pour réussir à trouver le bon espace à votre événement. Préparez alors une feuille de route à laquelle vous devrez lister tous les critères de choix et les comparer avec les offres proposées par les différents prestataires : le nombre d’invités, les équipements nécessaires, les dispositifs techniques mis à votre disposition, la possibilité d’animation, l’horaire d’accès et de libération d’espace, les prestations incluses, la possibilité de personnaliser le décor, le respect des normes de sécurité et d’accessibilité, le prix et la nature de la location, etc.

Vérifier bien les conditions générales de location

Avant de signer le contrat de location, vérifiez bien les conditions y incluses. En effet, certains prestataires imposent des services personnalisés (traiteur, personnel d’accueil, etc).

Assurez-vous d’obtenir le maximum d’informations notamment en ce qui concerne le prix final, le règlement du solde, le nombre de salles à réserver. Les conditions d’annulation doivent figurer également dans le contrat de location.

Visiter les lieux

Une visite sur place des locaux est la dernière étape à réaliser avant de signer le devis. En effet, l’espace choisi va accueillir votre évènement d’entreprise que vous l’attendiez depuis une longue période ! Une fois arrivé, vérifiez tous les points cités dans la feuille de route.

En plus de cela, contrôler la qualité des équipements techniques mis à disposition, l’agencement des espaces, la scène d’animations, les sanitaires, le parking, les salles de séminaire, etc.

Catégories : Evenement

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