Un projet événementiel doit respecter à tout prix une date d’échéance qui ne doit pas être dépassée. Afin de mener à bien votre projet événementiel, il faudra donc faire un rétro-planning. Lors des réunions avec votre équipe vous devrez vous poser les bonnes questions. L’objectif est de déterminer votre public cible, la date et le lieu où se déroulera votre événement, etc.
Nous vous présentons ici quelques astuces et conseils pour une bonne gestion de votre projet événementiel.
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Comment mener à bien votre projet événementiel ?
Identifier le lieu de l’événement
Après avoir identifié votre cible de l’événement, vous devrez trouver un lieu qui correspond à vos souhaits. En effet, le choix de l’endroit doit s’adapter aux objectifs de votre événement. Ainsi, vous pourrez organiser votre manifestation dans une salle de réunion, salle de concert, stade, gymnase, théâtre, cabaret, grand jardin, musée, etc. C’est à vous de choisir le lieu qui vous conviendra le plus !
Choisir une date définitive de l’événement
La date que vous allez fixer doit être définitive, car elle implique la réservation du lieu et l’engagement avec de nombreux acteurs. Dès que vous avez la date de votre événement, vous devez lancer un rétro-planning. En effet, l’organisation événementielle Tunisie nécessite de planifier les étapes qui précèdent le jour de l’événement, le planning avec le déroulé du jour « j » et l’arrangement des intervenants.
Budgétiser votre projet événementiel
Avant de fixer les tarifs des places pour le public, il est important d’établir une liste des dépenses relatives à votre projet événementiel. Une agence évènementiel Tunisie peut vous aider à budgéter votre événement et à mettre en place un cahier des charges.
Pensez à avoir plusieurs tarifs à l’entrée : laissez l’accès gratuit aux enfants, proposez un tarif réduit pour les étudiants et les demandeurs d’emploi et un plein tarif pour les autres.
Comment faire le suivi de votre projet événementiel ?
Il est essentiel de créer une équipe de pilotage de votre projet événementiel avec un chef de projet. Des réunions régulières doivent se dérouler au sein de l’équipe, en fixant à chaque fois les objectifs à atteindre. Par ailleurs, des tâches doivent être définies et confiées à chaque responsable. A la fin de chaque réunion, un compte-rendu doit être rédigé et partagé avec tous les autres membre de l’équipe de pilotage.
Etablir une liste des prestataires nécessaires
De manière générale, votre agence événementiel Tunisie doit vous faire une liste des prestataires nécessaire pour le bon déroulement de votre manifestation : des professionnels qui se chargeront de la sonorisation, la vidéo, la sécurité, l’alimentation sur place, une structure d’animation pour les enfants, imprimeurs, etc. En plus de ces acteurs, vous pouvez recruter des bénévoles pour assurer certaines tâches comme l’accueil des participants, la billetterie…
Faire de la communication sur votre événement
Selon votre cible, plusieurs vecteurs de communication s’offrent à vous : l’emailings, les réseaux sociaux, la publicité sur YouTube, les applications pour l’affichage de vos publicités, les radios, les magazines, la télévision, les campagnes d’affichages sur le métro, les webzines, le contact avec les influenceurs et les blogueurs, etc.
Vous pouvez également créer un site internet pour présenter votre événement, et prévoir des visuels pour votre campagne de communication : marque-pages, carte de visite, affiches…
Etablir un organigramme
Toute organisation événementielle Tunisie doit s’accompagner par l’établissement d’un organigramme. Le but est d’identifier des responsables pour le suivi du déroulement de projet et pour le jour de l’événement.
Pour cela, vous devez donc désigner un responsable logistique, responsable financier, responsable communication et site internet, Responsable coordination des bénévoles, responsable billetterie et accueil des invités, etc.
Par la suite, vous devez mettre en place un programme du déroulé de la journée. Cela dépend de la nature de votre événement, vous devrez établir un programme listant et planifiant les intervenants, les concerts, etc. Pensez à organiser le passage des personnes intervenantes selon leurs contraintes. Faites venir un intervenant connu pour attirer plus de public le jour de l’événement.