Vous avez un idée d’événement en tête mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Beaucoup d’entreprises souhaitent mettre en valeur leur expertise par la création d’un événement. L’objectif étant de se faire connaître et impressionner leurs clients. Cependant, planifier un événement d’entreprise n’est pas à la portée de tous.
En effet, il faut avoir une organisation rigoureuse pour pouvoir atteindre l’objectif souhaité. Une agence événementielle peut vous apporter une aide précieuse et vous accompagner dans les différentes étapes essentielles d’élaboration de votre projet événementiel. Apprenez dans cet article les démarches à suivre pour créer et réussir votre événement d’entreprise.
Définir le concept de votre projet événementiel
Dans le cadre de création d’un projet événementiel, il vous faudra en premier lieu définir le concept de votre événement : il peut s’agir du lancement d’un nouveau produit ou service, de l’annonce des d’objectifs stratégiques, d’un échange d’expérience sur un sujet particulier, etc.
Une fois que vous arriverez à connaître exactement pourquoi vous désirez construire votre projet événementiel, vous devrez passer à l’étape suivantes : l’identification de ses objectifs. Votre événement aura pour but de réunir le plus monde possible afin de montrer la force de votre marque, attirer plus de clients ou encore profiter des retombées médiatiques.
Ces éléments vous aideront à préparer un plan préliminaire. Vous devrez durant cette phase identifier avec votre agence événementielle Tunisie, le sommaire de votre événement et sa durée, la date prévue, le budget à consacrée, la liste des besoins par ordre d’importance, le lieu de l’événement… Il est nécessaire de réaliser un planning rétroactif pour mieux anticiper les inattendus le jour « j ».
En cette phase, il faut discuter également avec les autorités concernées pour la sécurisation du lieu de votre événement. Si vous envisagez de l’organiser dans une ville ou une région, vous devrez aussi discuter avec les institutions compétences qui peuvent vous apporter un soutien financier ou logistique.
Planifier votre événement
Cette seconde étape consiste à déterminer avec précision le contenu de votre événement et son déroulement. C’est aussi la phase de réalisation de la scénographie et de l’organisation des animations à proposer à vos invités. Votre agence événementiel Tunisie, peut acheter ou louer les équipements dont vous avez besoin (meubles, éclairage, matériel sonore, logistique).
Puis, elle choisit les prestataires qui s’en chargent des animations. Après avoir signé les contrats, elle répartit les rôles de chaque intervenant, selon un planning précis et fixé à l’avance.
Lancer une campagne de communication autour de votre projet
Après avoir sélectionné la date, les plannings et les prestataires à engager, il est le temps de susciter l’intérêt de vos invités et notamment votre public cible. Cela passe par le lancement d’une campagne de communication en vous appuyant sur plusieurs moyens de com, les affiches, les publicités, les communiqués de presse, les sites web one page dédiés, les réseaux sociaux, invitation des influenceurs, etc. Souvent, il est possible de commencer par confirmer l’existence d’un événement.
Une agence événementielle Tunisie peut mettre à votre disposition des compétences humaines nécessaires un attaché de presse, un graphiste, un développeur web et un imprimeur qui vous aideront à la concrétisation de votre campagne de communication.
Faites attention ! Il est important de se communiquer avant pendant et après votre événement. Vous pouvez à la fin de votre cérémonie évoquer les réussites de votre rendez-vous avec vos invités. Cela vous aidera à vous préparer à une seconde édition.
Concrétiser votre événement
Après des semaines voire des mois de préparation, le jour « j » arrive voilà et il est le temps de concrétiser votre événement tant attendu. Cette étape est pour certaines personnes est la plus reposante. Mais pour d’autres c’est le moment de mettre tout leur énergie. Fournir la meilleure prestation aux invités et répondre aux demandes des clients sont les objectifs souhaités.
Votre agence événementielle Tunisie peut vous aider à gérer l’accueil et à anticiper les imprévus. N’oubliez pas de chouchouter les invités de votre marque par des cadeaux originaux !
Etablir un bilan
A la fin de votre événement, il est nécessaire d’établir un bilan avec les différents intervenants (agence événementielle, fournisseurs, prestataires, etc). Ce rapport a pour objectif de déterminer d’améliorer votre projet événementiel. Pensez à mettre en place une liste des points positifs et négatifs, car cela vous aidera à avancer et à identifier des axes d’amélioration.
Enfin, n’oubliez pas de faire des retours du public en réalisant un sondage auprès de vos invités afin de repérer les points forts et les axes d’améliorations. Vous pouvez leur rappeler des points important de votre rendez-vous en leur envoyant un communiqué post-événement. Tous ces éléments sont essentiels afin de les fidéliser et pourquoi pas de les préparer à la deuxième édition !
